在日常辦公中，我們經常需要制作大量的工作牌，比如員工證、訪客證等。如果一個個手動制作，不僅費時費力，還容易出錯。幸運的是，word 提供了一些強大的功能，可以幫助我們快速批量制作多個工作牌。以下是一些實用的步驟和技巧，讓你輕松完成任務。

準備工作

在開始之前，你需要準備好以下材料：

- 員工信息表格：包含所有需要制作工作牌的員工信息，如姓名、部門、職位、照片等。這個表格可以是 excel 文件或 csv 文件。

- 工作牌模板：設計好單個工作牌的樣式，包括字體、顏色、布局等。

創(chuàng)建工作牌模板

1. 打開 word 并設置頁面布局：

- 根據工作牌的實際尺寸設置頁面大小和方向。例如，如果工作牌是名片大小，可以將頁面設置為 55mm x 85mm。

2. 設計工作牌樣式：

- 添加文本框、圖片框、文本占位符等，用于放置員工的姓名、部門、職位和照片。

- 確保模板設計簡潔明了，便于信息填充和識別。

使用郵件合并功能

word 的郵件合并功能可以自動將員工信息填充到工作牌模板中，大大提高了效率。

1. 打開郵件合并向導：

- 在 word 中，點擊“郵件”選項卡，然后選擇“開始郵件合并”。

- 選擇“信函”或“標簽”（如果工作牌尺寸與標簽類似），然后點擊“下一步：開始文檔”。

2. 選擇收件人：

- 點擊“選擇收件人”，然后選擇“使用現(xiàn)有列表”。

- 瀏覽并選擇之前準備好的員工信息表格文件，點擊“打開”。

- 在彈出的對話框中，選擇要使用的表格工作表，點擊“確定”。

3. 插入合并域：

- 在工作牌模板中，點擊需要插入員工信息的位置。

- 例如，點擊姓名文本框，然后選擇“插入合并域”中的“姓名”。

- 重復此步驟，為部門、職位和照片等占位符插入相應的合并域。

注意：對于照片，你需要使用“插入圖片域”功能。這通常需要在郵件合并前對員工照片進行命名和整理，確保照片文件名與員工信息表格中的某個字段（如員工編號）相對應。

4. 預覽結果：

- 點擊“預覽結果”，可以看到第一個員工的工作牌預覽效果。

- 使用“上一條記錄”或“下一條記錄”按鈕，檢查不同員工的工作牌是否正確。

5. 完成合并：

- 確認無誤后，點擊“完成并合并”，選擇“編輯單個文檔”。

- 在彈出的對話框中，選擇“全部”或指定數(shù)量的記錄，點擊“確定”。

調整和打印工作牌

1. 檢查和調整：

- word 會生成一個包含所有工作牌的新文檔。仔細檢查每個工作牌的信息是否正確，布局是否整齊。

2. 打印設置：

- 根據實際情況，設置頁面邊距、打印方向（橫向或縱向）和紙張類型。

- 如果需要，可以添加頁碼或裁剪標記，以便打印后裁剪工作牌。

3. 打印輸出：

- 點擊“打印”按鈕，選擇打印機和打印份數(shù)，然后點擊“確定”。

通過以上步驟，你可以快速批量制作多個工作牌，不僅節(jié)省了時間和精力，還提高了工作效率和準確性。希望這篇文章對你有所幫助！